Buket FİTOZ

Her şirket neden bir sistem kurmak zorundadır?

Bir şirketin kurucusuna ihtiyacı olması normaldir. Ama kurucusunun sürekli operasyon yapmasına ihtiyaç duyması normal değildir.

Bir şirketin siz olmadan çalışıp çalışamayacağını hiç düşündünüz mü? Bir gün telefonunuzu kapatsanız ne olur? Siparişler devam eder mi? Müşterilerin sorunları çözülür mü? Ödemeler planlandığı şekilde yapılır mı? Çalışanlar ne yapacaklarını bilir mi? Yoksa birkaç saat sonra telefonunuz;

“Bunu nasıl yapıyoruz?”

“Burada ne karar verelim?”

“Şimdi ne yapmam gerekiyor?” sorularıyla dolmaya mı başlar?

Bence bir şirketin ne kadar sistemli olduğunu anlamanın en basit testlerinden biri bu.

Çünkü yıllar içinde öğrendiğim önemli bir şey var: İşin içinde olmak başka, işin üzerinde olmak başka.

Ve şirket büyütmek istiyorsanız bir noktada bu ikisini birbirinden ayırmanız gerekiyor.

Patron şirketin en yoğun çalışanı olmak zorunda değil

Girişimciliğin ilk yıllarında kurucu doğal olarak her yerdedir. Satışta, Operasyonda , Müşteride, Tedarikçide, Finansta, Pazarlamada, Bazen depoda, Bazen kargoda, Özellikle küçük işletmelerde bunun romantikleştirildiğini bile düşünüyorum

“Patron her işi bilmeli.”

“Ben olmadan hiçbir şey yürümüyor.”

“Her şey benim kontrolümde.” İlk bakışta bunlar şirkete hâkimiyet gibi görünebilir. Ama şirket büyümeye başladığında aynı durum ciddi bir probleme dönüşür.  Çünkü bütün yollar tek bir kişiye çıkıyorsa şirketin kapasitesi de o kişinin kapasitesiyle sınırlıdır.

Ve bir insan ne kadar çalışkan olursa olsun; bir günde yine 24 saati vardır. İşte sistem ihtiyacı burada başlıyor. Sistem kurmanın amacı patronu şirketten çıkarmak değil; patronu operasyondan çıkarmaktır.

Çünkü patronun görevi her işi yapmak değil. İşlerin kendisi olmadan da doğru yapılabileceği yapıyı kurmaktır.

Ben de yıllarca işin içindeydim

Kendi şirketimi kurduğum ilk yıllarda ben de operasyonun neredeyse her noktasındaydım.

Özellikle e-ticaret tarafında pazaryerleri, siparişler, ürünler, müşteriler ve operasyonel süreçlerin önemli bölümü doğrudan benim kontrolümden geçiyordu.

Bugün ise pazaryeri sipariş süreçlerinin tamamı oluşturduğumuz sistem içerisinde ilerliyor.

Sipariş geldiğinde benim görmeme gerek yok. Birinin beni arayıp ne yapacağını sormasına gerek yok. Operasyonun devam edebilmesi için fiziksel olarak orada bulunmama gerek yok. Benim görevim artık siparişi yönetmek değil. Siparişi yöneten sistemin doğru çalışmasını sağlamak. Bu küçük gibi görünen değişiklik aslında benim için şirket yönetimindeki en büyük dönüşümlerden biri oldu. 

Çünkü sistem yalnızca operasyonu düzenlemedi. Bana zamanımı geri verdi.

Sistemin gerçek getirisi zaman olabilir

Sistem kurmanın faydaları anlatılırken genellikle verimlilikten bahsedilir. Hatalar azalır.

İşler hızlanır.Maliyetler kontrol edilir.Bunların hepsi doğru. Ama bence sistemin girişimciye sağladığı çok daha değerli bir şey var:

Zihinsel kapasite. Eğer bütün gününüzü siparişleri kontrol ederek, çalışanların sorularını cevaplayarak, aynı problemleri tekrar tekrar çözerek geçiriyorsanız yeni bir pazara bakamazsınız. Yeni bir iş modeli düşünemezsiniz. Şirketinizin üç yıl sonra nerede olacağını planlayamazsınız. Çünkü bütün enerjinizi bugünün operasyonunu ayakta tutmak için harcıyorsunuzdur. Sistem ise girişimciyi bugünün işlerinden çıkarıp yarının işlerine bakabilecek hale getirir. Bence liderlikle operasyon arasındaki en önemli ayrımlardan biri burada.

Operasyon size; “Bugün ne yapmalıyız?” diye sorar.

Liderlik ise; “Yarın ne yapıyor olmalıyız?” diye sorabilmek için alan yaratır.

Her karar patrona gelmemeli

Burada sistem kurmakla kontrolü bırakmayı birbirine karıştırmamak gerekiyor. Bugün şirketimde hâlâ benim sorumluluğumda olan önemli alanlar var. Örneğin finans. Ama benim görevim her faturayı tek tek takip etmek veya her ödeme için operasyonel karar vermek değil. Finansal karar kriterlerini ben belirliyorum.

Ne kadar kaynak ayrılacak?

Hangi yatırım öncelikli?

Hangi maliyet kabul edilebilir?

Hangi noktada risk alınabilir?

Hangi noktada şirketin nakit yapısı korunmalı?

Bunlar yönetim kararları.

Ve bu ayrım bence çok önemli.

Sistem kurmak, patronun karar vermeyi bırakması değildir. Patronun hangi kararları vermesi gerektiğini seçebilmesidir.

Liderin görevi her sorunun cevabı olmak değil.

Bazı soruların artık kendisine hiç gelmemesini sağlamaktır.

Çünkü her küçük karar hâlâ patrona soruluyorsa ortada yetki devri olabilir ama henüz gerçek bir sistem olmayabilir.

Aynı soru üçüncü kez geliyorsa…

Bir çalışanın bana aynı operasyonel soruyu tekrar tekrar sorduğunu düşünelim.

İlk refleksim; “Bu çalışan neden hâlâ öğrenemedi?” olmazdı. Önce kendime başka bir soru sorardım: “Ben bu işi yeterince sistemleştirdim mi?” Elbette bazen problem insandadır.

Yanlış işe yanlış insanı koymuş olabilirsiniz. Çalışan dikkatsiz olabilir. Sorumluluk almıyor olabilir. Ama liderin görevi yalnızca hatayı yapan kişiyi bulmak değildir. Hatanın tekrar oluşmasını engelleyecek yapıyı kurmaktır.

Prosedür açık mı?

Yetki sınırı belli mi?

Bilgi ulaşılabilir mi?

Ben orada olmadığımda aynı durumda aynı karar alınabiliyor mu?

Daha önce çözdüğümüz bir problemi her seferinde yeniden mi çözüyoruz?

Çünkü iyi bir şirket, aynı probleme yüz kere çözüm üretmek zorunda kalmamalı. Bir kez üretilen doğru çözümü şirketin hafızasına dönüştürmeli.

Şirketin hafızası insanların kafasında yaşamamalı

Küçük işletmelerde en tehlikeli cümlelerden biri bence şudur: “Onu Ayşe biliyor.” 

Ayşe hastalanırsa?

İşten ayrılırsa?

Başka bir pozisyona geçerse?

Şirket başka bir şehirde aynı operasyonu kurmak isterse?

Bilgi yalnızca bir insanın kafasında bulunuyorsa o insan şirketten çıktığında bilginin bir kısmı da onunla birlikte çıkar. Bu yüzden; Kurumsal hafıza insanların kafasında değil, sistemin içinde yaşamalıdır.  Sistem dediğim şey de mutlaka yüzlerce sayfalık prosedür kitapları veya pahalı yazılımlar değil. Bazen doğru hazırlanmış bir kontrol listesi. Bazen birkaç satırlık prosedür. Bazen doğru yetkilendirilmiş bir CRM. Bazen bir sipariş akışı. Bazen hangi durumda kimin karar vereceğini gösteren basit bir süreç. Önemli olan teknolojinin büyüklüğü değil. Bilginin tekrarlanabilir olması.

Çünkü patron ölçeklenemez

Şirket tek lokasyondayken patron birçok problemi kişisel çabasıyla çözebilir. Bir çalışan eksildiğinde yerine geçer.Müşteri aradığında telefonu açar.  Bir problem olduğunda müdahale eder. Ama şirket başka bir şehre açıldığında?  Başka bir ülkeye geçtiğinde? İkinci bir operasyon kurduğunda? Onuncu çalışan geldiğinde? Yüzüncü müşteri geldiğinde? Aynı yöntem artık çalışmaz. Çünkü çok basit bir gerçek vardır:

Patron ölçeklenemez.Sistem ölçeklenebilir.

Bence küresel büyümenin de gözden kaçırılan taraflarından biri bu. Bir şirketin uluslararası olması yalnızca başka bir ülkede şirket kurması veya ofis açması değildir. Asıl mesele; başarılı olan iş modelini başka bir yerde tekrar edebilecek bir yapı oluşturabilmektir. Eğer sistem yalnızca kurucunun kafasında çalışıyorsa onu başka bir ülkeye taşıyamazsınız. Kurucuyu da yanında taşımanız gerekir. Ama süreçler tanımlıysa, yetkiler belliyse, bilgi sistemdeyse ve karar mekanizmaları oluşturulmuşsa iş modeli tekrarlanabilir hale gelir. İşte o zaman şirket yalnızca büyümez. Ölçeklenir.

Sistemin amacı insanı değersizleştirmek değildir

“Sistem” kelimesi bazen insanı ikinci plana atan mekanik bir yapı gibi algılanıyor. Ben tam tersini düşünüyorum. İyi sistem insanları gereksiz hale getirmez. İnsanların her gün aynı problemleri yeniden çözmek zorunda kalmasını gereksiz hale getirir. Çalışanın enerjisini rutin problem çözmeye değil, değer yaratmaya ayırmasını sağlar. Yöneticinin zamanını sürekli kontrol etmeye değil, geliştirmeye ayırmasını sağlar. Kurucunun zamanını ise operasyonu ayakta tutmaya değil, şirketin geleceğini düşünmeye ayırmasını sağlar. İyi sistem insanı ortadan kaldırmaz. İnsanın kapasitesini doğru yerde kullanır.

Belki liderliğin değişen tanımı da tam olarak burada başlıyor. Eskiden güçlü patron; “Her şeyi bilen kişi” olarak görülürdü. 

Bugün benim için güçlü lider; her şeyi kendisinin bilmesine gerek kalmayacak yapıyı kurabilen kişi.

Şirket büyüdüğü için sistem kurulmaz

Girişimcilerin sık yaptığı hatalardan biri sistemi büyümenin sonraki aşaması olarak görmek.

“Biraz daha büyüyelim.”

“Ekip kalabalıklaşsın.”

“İkinci şubeyi açalım.”

“Sonra kurumsallaşırız.”

Bence sıralama çoğu zaman tam tersidir.

Çünkü sisteminiz yoksa büyüdüğünüzde problemleriniz küçülmez.

Onlar da sizinle birlikte büyür. On siparişte fark edilmeyen hata yüz siparişte maliyete dönüşür. Üç kişilik ekipte yönetilebilen iletişimsizlik otuz kişilik ekipte kaosa dönüşür.

Tek lokasyonda patronun kapattığı açık, üç ülkede kapatılamaz hale gelir. Bu yüzden sistem, büyüdükten sonra ihtiyaç duyulan bir lüks değildir. Büyüyebilmenin altyapısıdır.

Ben bugün kendi işime baktığımda bunu çok daha net görüyorum. Şirketimin günlük operasyonunun devam edebilmesi için Buket'e ihtiyaç yok. Ama yönünü belirlemek için hâlâ bana ihtiyaç var. Sistemin doğru çalışıp çalışmadığını görmek için. Finansal karar kriterlerini belirlemek için. Yeni fırsatları değerlendirmek için. Riskleri görmek için. Ve bir sonraki adımı seçmek için. Çünkü liderin şirketten tamamen çıkması gerekmiyor. Liderin doğru yere geçmesi gerekiyor. İşin içinden çıkıp işin üzerine. Operasyondan yönetime. Bugünden yarına. Belki de bir şirketin gerçekten büyümeye başladığı yer tam olarak burasıdır. 

Masanın Diğer Tarafı Notu

Patron ölçeklenemez. Sistem ölçeklenebilir.

Bir şirketin gerçek gücü, patronu her şeyi yaparken değil; patronu olmadan da doğru işleri yapabildiğinde ortaya çıkar.

Sistem kurmak kontrolü kaybetmek değildir.

Kontrolü kişiden alıp şirkete vermektir.

Liderin görevi her işi yapmak değil; hangi kararların gerçekten kendisine ait olması gerektiğini bilmektir.

Çünkü şirket büyüdüğü için sistem kurulmaz.

Sistem kurulduğu için şirket büyüyebilir.